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質(zhì)量管理中怎么解決盲、亂、散、松、空、錯的問(wèn)題
2018-04-23 10:31:34
記錄是記載過(guò)程狀態(tài)和過(guò)程結果的文件，是質(zhì)量管理體系文件的一個(gè)重要組成部分。所謂過(guò)程狀態(tài)主要針對產(chǎn)品質(zhì)量的形成過(guò)程和體系的運行過(guò)程，而過(guò)程結果則是指體系運行效果和產(chǎn)品滿(mǎn)足質(zhì)量要求的程度。根據記錄的上述特性，記錄在組織的質(zhì)量管理體系中發(fā)揮著(zhù)重要的作用。
1、在記錄過(guò)程中常見(jiàn)的問(wèn)題
盲：記錄的設置、設計目的、功能不明，不是為管理、改進(jìn)所用，而是為了應付檢查。
亂：記錄的設置、設計隨意性強，缺乏體系考慮，記錄的填寫(xiě)，保管收集混亂，責任不清。
散：保存、管理分散，未作統一的規定。
松：記錄填寫(xiě)、傳遞、保管不嚴，日常疏于檢查，達不到要求，無(wú)人考核，且丟失和涂改現象嚴重。
空：該填不填，空格很多，缺乏嚴肅性，法定性。
錯：寫(xiě)錯別字，語(yǔ)言表達不清，填寫(xiě)錯誤。
2、記錄的設計和編制意義
記錄的充分性和必要性：記錄作為基礎性和依據性文件，應盡可能全面地反映產(chǎn)品質(zhì)量形成的過(guò)程和結果以及質(zhì)量管理體系的運行狀態(tài)和結果。為此，組織既要從總體上評價(jià)記錄的充分性，力求使原始記錄完整，同時(shí)又要對每一記錄的必要性進(jìn)行逐一評審和取舍，要注意并非記錄越多越好，正確的做法是只選擇那些必要的原始數據作為記錄。
記錄的真實(shí)性和準確性：真實(shí)準確的記載質(zhì)量信息，才能為有效地運行組織的質(zhì)量管理體系并實(shí)現持續改進(jìn)提供可靠的依據，因此，在確定記錄的格式和內容的同時(shí)，應考慮使用者填寫(xiě)方便并保證能夠在現有條件下準確地獲取所需的質(zhì)量信息。填寫(xiě)記錄應實(shí)事求是、嚴肅認真。
記錄的規范化和標準化：應盡量采用國際、國內或行業(yè)標準，參考先進(jìn)組織的成功經(jīng)驗以使記錄更加規范化和標準化，在建立質(zhì)量管理體系過(guò)程中，應當對現行的進(jìn)行清理，廢立多余的記錄，修改不適用的記錄，沿用有價(jià)值的并增補必需的，應使用適當的表格或圖表格式加以規定，按要求統一編號，使各項活動(dòng)的記錄更加系統和協(xié)調，實(shí)現記錄的標準化管理。對于同一種活動(dòng)的記錄格式應當是固定的，不能隨意變更，造成混亂，即使需要修改，也應規定一個(gè)統一的時(shí)間開(kāi)始使用新表格。
3、記錄的填寫(xiě)要求和注意事項
記錄用筆要求：記錄用筆可以用鋼筆、圓珠筆或簽字筆，不應用紅筆，這些筆能夠確保記錄永不褪色。用筆一定要考慮其字跡的持久性和可靠性。
記錄的原始性：記錄要保持現場(chǎng)運作，如實(shí)記錄，這就是原始性。原始就是最初的第一手的。原始性就是當天的運作當天記，當周的活動(dòng)當周記。做到及時(shí)和真實(shí)，不允許添加點(diǎn)滴水分，使記錄真實(shí)可靠。記錄保持其原始性，不可以重新抄寫(xiě)和復印，更不可以在過(guò)程進(jìn)行完后加以修飾和裝點(diǎn)。
記錄的清晰準確：記錄是作為闡明質(zhì)量管理體系所取得結果或提供體系所完成活動(dòng)的證據的文件而策劃設置的，即是證據，首先要屬實(shí)，要做到屬實(shí)，就要將過(guò)程做到位并運作事實(shí)記得正確和清晰，語(yǔ)言和用字都要規范。不但使自己能看清楚，也能使別人都看清楚。
筆誤的處理：在填寫(xiě)記錄出現筆誤后，不要在筆誤處亂寫(xiě)亂畫(huà)，甚至涂成黑色或用修整液加以掩蓋，正確的處理筆誤的方法，是在筆誤的文字或數據上，用原使用的筆墨畫(huà)一橫線(xiàn)，再在筆誤處的上行間或下行間填上正確的文字和數值。
空白欄目的填寫(xiě)：有些記錄在運作的情況下所有的欄目無(wú)內容可填。怎么處置呢？空白欄目不能不填，其填寫(xiě)的方法是在空白的適中位置畫(huà)一橫線(xiàn)，表示記錄者已經(jīng)關(guān)注到這一欄目，只是無(wú)內容可填，就以一橫線(xiàn)代之，如果縱向有幾行均無(wú)內容填寫(xiě)，亦可用一斜線(xiàn)代之。
簽署要求：記錄中會(huì )包含各種類(lèi)型的簽署，有作業(yè)后的簽署，有認可、審定、批準等簽署，這些簽署都是這原則、權限和相互關(guān)系的體現，是記錄運作中不可少的組成部分，任何簽署都應簽署全名，同時(shí)盡可能的清晰易辨，不允許有姓無(wú)名或有名無(wú)姓情況存在。
4、記錄的管理和控制
記錄的標識：應具有唯一性標識，為了便于歸檔和檢索，記錄應具有分類(lèi)號和流水號。標識的內容應包括：記錄表格所屬的質(zhì)量管理文件的編號、版本號、表號、頁(yè)號、沒(méi)有標識或不符合標識要求的記錄表格是無(wú)效的表格。
記錄的貯存和保管：記錄應當按照檔案要求立卷貯存和保管。記錄的保管由專(zhuān)人或專(zhuān)門(mén)的主管部門(mén)負責，應建立必要的保管制度，保管方式應便于檢索合存取，保管環(huán)境應適宜可靠，干燥、通風(fēng)，并有必要的架、箱，應做到防潮、防火、防蛀、防止損壞、變質(zhì)合丟失。管以及路的保存期限問(wèn)題，如果外部沒(méi)有要求的，組織可針對不同產(chǎn)品的特點(diǎn)合法規要求做出相應規定，如果合同對記錄提出要求，則按照顧客的要求確定保存期限。一般情況下，記錄的保存期限為2年，主要的記錄應保存3年，重要的記錄應長(cháng)期保存。
記錄的檢索：一項質(zhì)量活動(dòng)往往涉及到多項記錄的內容和表格，為了避免漏項，應當對記錄進(jìn)行編目，編目具有引導和路徑作用，可以便于記錄的查閱和使用，使查閱對該項質(zhì)量活動(dòng)的記錄能有一個(gè)整體的了解。對于一個(gè)項目，合同或是產(chǎn)品實(shí)現后過(guò)程，可以考慮建立一個(gè)總編目，按產(chǎn) 品實(shí)現的進(jìn)度進(jìn)行排列。對于記錄內容較多，質(zhì)量活動(dòng)聯(lián)系復雜的記錄，也可設置分項編目。記錄在歸檔前經(jīng)主管部門(mén)驗收合格后方可進(jìn)行，如果歸檔資料不全，負責歸檔驗收的部門(mén)有權拒收。記錄中包含了大量有用的體系運行證據和原始信息，要發(fā)揮其作用必須使用其便于有關(guān)部門(mén)和員工查找，記錄的查閱納入計算機管理是比較好的做法，編制電子索引，可以提高檢索和查閱的效率。
記錄的處置：超過(guò)規定保存期限的記錄，應統一進(jìn)行處理，重要的含有保密內容的記錄須保留銷(xiāo)毀記錄。記錄必須如實(shí)記載產(chǎn)品質(zhì)量的形成過(guò)程和最終狀態(tài)，如實(shí)反映質(zhì)量管理體系過(guò)程、過(guò)程和活動(dòng)的運行狀況和結果，證實(shí)產(chǎn)品滿(mǎn)足技術(shù)標準、合同、法規要求以及顧客的期望的程度，反映組織的質(zhì)量管理體系是否已得到有效運行，產(chǎn)品、過(guò)程和整個(gè)體系的運行是否達到了預期的要求。
5、質(zhì)量記錄報表填寫(xiě)注意事項
質(zhì)量記錄用于記載過(guò)程狀態(tài)和過(guò)程結果，是企業(yè)質(zhì)量保證的客觀(guān)依據，為采取糾正和預防措施提供依據，有利于產(chǎn)品標識和可追溯性。
質(zhì)量記錄填寫(xiě)有以下事項需要注意：
報表填寫(xiě)必須完整，盡可能詳細，對所列示的所有內容均要填寫(xiě)清楚，如不能填寫(xiě)的內容要用斜線(xiàn)（/）劃掉，特別是簽名欄的填寫(xiě)，要寫(xiě)全名。
記錄要求準確清晰，不得潦草，更不得隨便在記錄上亂涂亂畫(huà)，記錄背面也一樣，特別注意的是要檢查最后填寫(xiě)的清晰度，不清晰者要進(jìn)行重填。
記錄不得隨便進(jìn)行更改，需要更改時(shí)正確的做法是先將錯誤的地方用一條橫線(xiàn)劃掉，然后在旁邊寫(xiě)上正確的內容，同時(shí)在旁邊進(jìn)行簽名，并寫(xiě)上日期。值得注意的是：如是數字錯誤，應將整個(gè)數字劃掉，不能僅將數字中寫(xiě)錯的位數劃掉。簽名時(shí)要注意寫(xiě)全名，不能僅寫(xiě)一個(gè)字或寫(xiě)某主任、某經(jīng)理、某先生、某小姐等。填寫(xiě)日期時(shí)要寫(xiě)全年月日，例如文件的起草日期為2004年2月1日可寫(xiě)為1/2.04或2004/2/1、2004.2.1等。
不準使用涂改液，也不能使用修正紙等，不準用鉛筆填寫(xiě)，一般不準用紅色筆跡填寫(xiě)，尤其是簽名。
記錄報表的日期和流水號要寫(xiě)全，便于追溯和管理。日期填制要寫(xiě)全年月日，如2004年2月1日；流水號的填制必須按固定的編號規則進(jìn)行，流水號的填寫(xiě)位置在報表的右上角。品證部推薦的編號格式為：年份/月份/流水號，如2004年2月的第15份報表的流水號為04/02/015。
1、在記錄過(guò)程中常見(jiàn)的問(wèn)題
盲：記錄的設置、設計目的、功能不明，不是為管理、改進(jìn)所用，而是為了應付檢查。
亂：記錄的設置、設計隨意性強，缺乏體系考慮，記錄的填寫(xiě)，保管收集混亂，責任不清。
散：保存、管理分散，未作統一的規定。
松：記錄填寫(xiě)、傳遞、保管不嚴，日常疏于檢查，達不到要求，無(wú)人考核，且丟失和涂改現象嚴重。
空：該填不填，空格很多，缺乏嚴肅性，法定性。
錯：寫(xiě)錯別字，語(yǔ)言表達不清，填寫(xiě)錯誤。
2、記錄的設計和編制意義
記錄的充分性和必要性：記錄作為基礎性和依據性文件，應盡可能全面地反映產(chǎn)品質(zhì)量形成的過(guò)程和結果以及質(zhì)量管理體系的運行狀態(tài)和結果。為此，組織既要從總體上評價(jià)記錄的充分性，力求使原始記錄完整，同時(shí)又要對每一記錄的必要性進(jìn)行逐一評審和取舍，要注意并非記錄越多越好，正確的做法是只選擇那些必要的原始數據作為記錄。
記錄的真實(shí)性和準確性：真實(shí)準確的記載質(zhì)量信息，才能為有效地運行組織的質(zhì)量管理體系并實(shí)現持續改進(jìn)提供可靠的依據，因此，在確定記錄的格式和內容的同時(shí)，應考慮使用者填寫(xiě)方便并保證能夠在現有條件下準確地獲取所需的質(zhì)量信息。填寫(xiě)記錄應實(shí)事求是、嚴肅認真。
記錄的規范化和標準化：應盡量采用國際、國內或行業(yè)標準，參考先進(jìn)組織的成功經(jīng)驗以使記錄更加規范化和標準化，在建立質(zhì)量管理體系過(guò)程中，應當對現行的進(jìn)行清理，廢立多余的記錄，修改不適用的記錄，沿用有價(jià)值的并增補必需的，應使用適當的表格或圖表格式加以規定，按要求統一編號，使各項活動(dòng)的記錄更加系統和協(xié)調，實(shí)現記錄的標準化管理。對于同一種活動(dòng)的記錄格式應當是固定的，不能隨意變更，造成混亂，即使需要修改，也應規定一個(gè)統一的時(shí)間開(kāi)始使用新表格。
3、記錄的填寫(xiě)要求和注意事項
記錄用筆要求：記錄用筆可以用鋼筆、圓珠筆或簽字筆，不應用紅筆，這些筆能夠確保記錄永不褪色。用筆一定要考慮其字跡的持久性和可靠性。
記錄的原始性：記錄要保持現場(chǎng)運作，如實(shí)記錄，這就是原始性。原始就是最初的第一手的。原始性就是當天的運作當天記，當周的活動(dòng)當周記。做到及時(shí)和真實(shí)，不允許添加點(diǎn)滴水分，使記錄真實(shí)可靠。記錄保持其原始性，不可以重新抄寫(xiě)和復印，更不可以在過(guò)程進(jìn)行完后加以修飾和裝點(diǎn)。
記錄的清晰準確：記錄是作為闡明質(zhì)量管理體系所取得結果或提供體系所完成活動(dòng)的證據的文件而策劃設置的，即是證據，首先要屬實(shí)，要做到屬實(shí)，就要將過(guò)程做到位并運作事實(shí)記得正確和清晰，語(yǔ)言和用字都要規范。不但使自己能看清楚，也能使別人都看清楚。
筆誤的處理：在填寫(xiě)記錄出現筆誤后，不要在筆誤處亂寫(xiě)亂畫(huà)，甚至涂成黑色或用修整液加以掩蓋，正確的處理筆誤的方法，是在筆誤的文字或數據上，用原使用的筆墨畫(huà)一橫線(xiàn)，再在筆誤處的上行間或下行間填上正確的文字和數值。
空白欄目的填寫(xiě)：有些記錄在運作的情況下所有的欄目無(wú)內容可填。怎么處置呢？空白欄目不能不填，其填寫(xiě)的方法是在空白的適中位置畫(huà)一橫線(xiàn)，表示記錄者已經(jīng)關(guān)注到這一欄目，只是無(wú)內容可填，就以一橫線(xiàn)代之，如果縱向有幾行均無(wú)內容填寫(xiě)，亦可用一斜線(xiàn)代之。
簽署要求：記錄中會(huì )包含各種類(lèi)型的簽署，有作業(yè)后的簽署，有認可、審定、批準等簽署，這些簽署都是這原則、權限和相互關(guān)系的體現，是記錄運作中不可少的組成部分，任何簽署都應簽署全名，同時(shí)盡可能的清晰易辨，不允許有姓無(wú)名或有名無(wú)姓情況存在。
4、記錄的管理和控制
記錄的標識：應具有唯一性標識，為了便于歸檔和檢索，記錄應具有分類(lèi)號和流水號。標識的內容應包括：記錄表格所屬的質(zhì)量管理文件的編號、版本號、表號、頁(yè)號、沒(méi)有標識或不符合標識要求的記錄表格是無(wú)效的表格。
記錄的貯存和保管：記錄應當按照檔案要求立卷貯存和保管。記錄的保管由專(zhuān)人或專(zhuān)門(mén)的主管部門(mén)負責，應建立必要的保管制度，保管方式應便于檢索合存取，保管環(huán)境應適宜可靠，干燥、通風(fēng)，并有必要的架、箱，應做到防潮、防火、防蛀、防止損壞、變質(zhì)合丟失。管以及路的保存期限問(wèn)題，如果外部沒(méi)有要求的，組織可針對不同產(chǎn)品的特點(diǎn)合法規要求做出相應規定，如果合同對記錄提出要求，則按照顧客的要求確定保存期限。一般情況下，記錄的保存期限為2年，主要的記錄應保存3年，重要的記錄應長(cháng)期保存。
記錄的檢索：一項質(zhì)量活動(dòng)往往涉及到多項記錄的內容和表格，為了避免漏項，應當對記錄進(jìn)行編目，編目具有引導和路徑作用，可以便于記錄的查閱和使用，使查閱對該項質(zhì)量活動(dòng)的記錄能有一個(gè)整體的了解。對于一個(gè)項目，合同或是產(chǎn)品實(shí)現后過(guò)程，可以考慮建立一個(gè)總編目，按產(chǎn) 品實(shí)現的進(jìn)度進(jìn)行排列。對于記錄內容較多，質(zhì)量活動(dòng)聯(lián)系復雜的記錄，也可設置分項編目。記錄在歸檔前經(jīng)主管部門(mén)驗收合格后方可進(jìn)行，如果歸檔資料不全，負責歸檔驗收的部門(mén)有權拒收。記錄中包含了大量有用的體系運行證據和原始信息，要發(fā)揮其作用必須使用其便于有關(guān)部門(mén)和員工查找，記錄的查閱納入計算機管理是比較好的做法，編制電子索引，可以提高檢索和查閱的效率。
記錄的處置：超過(guò)規定保存期限的記錄，應統一進(jìn)行處理，重要的含有保密內容的記錄須保留銷(xiāo)毀記錄。記錄必須如實(shí)記載產(chǎn)品質(zhì)量的形成過(guò)程和最終狀態(tài)，如實(shí)反映質(zhì)量管理體系過(guò)程、過(guò)程和活動(dòng)的運行狀況和結果，證實(shí)產(chǎn)品滿(mǎn)足技術(shù)標準、合同、法規要求以及顧客的期望的程度，反映組織的質(zhì)量管理體系是否已得到有效運行，產(chǎn)品、過(guò)程和整個(gè)體系的運行是否達到了預期的要求。
5、質(zhì)量記錄報表填寫(xiě)注意事項
質(zhì)量記錄用于記載過(guò)程狀態(tài)和過(guò)程結果，是企業(yè)質(zhì)量保證的客觀(guān)依據，為采取糾正和預防措施提供依據，有利于產(chǎn)品標識和可追溯性。
質(zhì)量記錄填寫(xiě)有以下事項需要注意：
報表填寫(xiě)必須完整，盡可能詳細，對所列示的所有內容均要填寫(xiě)清楚，如不能填寫(xiě)的內容要用斜線(xiàn)（/）劃掉，特別是簽名欄的填寫(xiě)，要寫(xiě)全名。
記錄要求準確清晰，不得潦草，更不得隨便在記錄上亂涂亂畫(huà)，記錄背面也一樣，特別注意的是要檢查最后填寫(xiě)的清晰度，不清晰者要進(jìn)行重填。
記錄不得隨便進(jìn)行更改，需要更改時(shí)正確的做法是先將錯誤的地方用一條橫線(xiàn)劃掉，然后在旁邊寫(xiě)上正確的內容，同時(shí)在旁邊進(jìn)行簽名，并寫(xiě)上日期。值得注意的是：如是數字錯誤，應將整個(gè)數字劃掉，不能僅將數字中寫(xiě)錯的位數劃掉。簽名時(shí)要注意寫(xiě)全名，不能僅寫(xiě)一個(gè)字或寫(xiě)某主任、某經(jīng)理、某先生、某小姐等。填寫(xiě)日期時(shí)要寫(xiě)全年月日，例如文件的起草日期為2004年2月1日可寫(xiě)為1/2.04或2004/2/1、2004.2.1等。
不準使用涂改液，也不能使用修正紙等，不準用鉛筆填寫(xiě)，一般不準用紅色筆跡填寫(xiě)，尤其是簽名。
記錄報表的日期和流水號要寫(xiě)全，便于追溯和管理。日期填制要寫(xiě)全年月日，如2004年2月1日；流水號的填制必須按固定的編號規則進(jìn)行，流水號的填寫(xiě)位置在報表的右上角。品證部推薦的編號格式為：年份/月份/流水號，如2004年2月的第15份報表的流水號為04/02/015。
